دفتر کار مجازی چیست

دفتر کار مجازی تهران

مناسب افرادی است که دارای کسب و کاری هستند. ولی امکانات و هزینه برای شروع استارت آپ خود در دنیای واقعی ندارند. با استفاده از دفتر کار مجازی تهران ، آدرس و نشانی پستی، شماره تلفن واقعی برای استارت آپ آن ‌ها فراهم می‌ شود. دفتر کار مجازی این فرصت را به وجود آورده زمانی که در منزل هستید، کسب و کار خود را اداره کنید و برای مراجعه مشتریان در شهرهای مختلف، دفاتر نمایندگی وجود داشته که می ‌توانند حضوری مراجعه کرده و یا تماس بگیرند.

به خدماتی که توسط دفتر کار مجازی ارائه می‌گردد در ادامه اشاره شده است:

۱- سرویس منشی مجازی (Virtual Secretary)

لازمه استخدام منشی، داشتن یک دفتر کار حقیقی است، علاوه بر آن روند استخدام منشی مستلزم هزینه‌ های فراوانی بوده و بعد آن نیز هزینه‌ های مانند پاداش، بیمه، عیدی… به آن افزوده می‌گردد. منشی مجازی، یک سرویس عالی بوده که نیازی به حضور فیزیکی فرد نداشته و موجب کاهش هزینه‌ها می‌گردد. در واقع پاسخگویی تماس‌ها توسط یک اپراتور انسانی و حرفه ‌ای صورت می‌گیرد.

۲- مرکز تماس (Call Center)

یکی از مهم‌ترین بخش ‌های هر کسب و کار بزرگی، مرکز تماس است. در واقع این بخش، نقطه اصلی و مهم برای مدیریت کردن روابط با مشتریان در سازمان به شمار می ‌رود. مرکز تماس را دفتر کار مجازی با هزینه بسیار کم برای کسب و کار شما فراهم می‌کند.

۳- تلفن گویا  (IVR)

تلفن گویا که برای مدیریت تماس ‌ها کاربرد دارد در واقع سیستمی مبتنی بر سانترال ( مجموعه مخابراتی که به جمع آوری خط‌ های شهری پرداخته و بسته به نوع تنظیمات به مشتریان خدمات ‌رسانی می‌کند ) است. گرفتن تلفن گویا هزینه‌ هایی همچون اجاره دفتر، خط تلفن و نصب و راه ‌اندازی سانترال را به همراه‌ دارد. علاوه بر این ‌ها، در صورتیکه روزی قصد کردید مکان کسب و کار خود را تغییر دهید، هزینه‌ های دیگری نیز به آن افزوده می‌شود.

۴- شماره تلفن ابری (Virtual Number)

یکی از معایب تلفن ثابت، محدودیت آن به مکان بوده که فقط زمانی قادر به استفاده از آن هستید که در همان محل حضور داشته باشید. با بهره گیری از سیستم شماره تلفن ابری برای کسب و کار خود این مشکل حل می‌گردد. سیستم شماره تلفن ابری قادر به برقراری تماس با تعداد زیادی از مشتریان است.

کسب و کارهای نوپا و جدید بیشتر از دفتر کار مجازی استفاده می‌کنند. افرادی نیز که با تماس ‌های زیادی مواجه هستند و قصد برون سپاری آن‌ها را دارند نیز از این خدمت بهره می‌گیرند. سوئیت ‌های اداری با دفتر کار مجازی یکی نبوده و تفاوت‌ های زیادی بین آن‌ ها وجود دارد. سوئیت‌ های اداری در واقع یک مکان فیزیکی بوده که مشتریانی که کنفراس یا مذاکره‌ای دارند از آن استفاده می‌کنند.

منشی مجازی از جمله سرویس‌های بوده که مدیریت توسط آن‌ها بدون آدرس فیزیکی صورت می‌گیرد و اینترنت تنها راه ارتباطی منشی مجازی با کسب و کارهای است که برای آن‌ها ارائه سرویس می‌کنند.

ارتباط از راه دور با سایر کارکنان یکی از نیازهای است که منشی مجازی لازم دارد. اینترنت، اپلیکیشن‌ها و ابزارهای ارتباط سازمانی همچون ترلو، آسانا، تسکولو، پیگیر و … از جمله راه‌ های ارتباطی است که توسط منشی مجازی انجام می شود.

در ادامه مقاله، سرویس‌های دفتر کار مجازی ایران و کشورهای دیگر را بررسی می ‌کنیم:

دفاتر کار مجازی در ایران نیز در چندین سال گذشته به وجود آمده ‌اند. خدماتی همچون مرکز تماس، منشی مجازی و تلفن گویا از جمله خدماتی هستند که در این دفاتر ارائه می‌ شود. محبوبیت شرکت‌ های که به شکل آنلاین و ابری خدمت رسانی می‌کنند از سایرین بیشتر است.

از بهترین سرویس ‌های دفتر مجازی دنیا که بسیار معتبر هستند، موارد زیر را می‌توان نام برد:

سروکورپ (Servcorp)

دفتر کار مجازی سروکورپ به گفته بسیاری، بهترین ارائه دهنده سرویس برای کسب و کارهای کوچک است. از خصوصیات مهم این دفتر کار مجازی به ارائه پلن ‌های مختلف که ویژگی‌ های گوناگونی دارد می‌توان اشاره کرد. تغییر پلن‌ها متناسب با رشد کسب و کارها صورت می‌گیرد. ارائه خدمات در ماه اول در سروکروپ به شکل رایگان است.

در سال ۱۹۸۷ شرکت سروکروپ در شهر سیدنی استرالیا فعالیت خود را آغاز کرد. این شرکت در حال حاضر در ۵۴ کشور دنیا در ۲۲ شهر، حدودا ۱۵۵ شعبه دارد. استرالیا، چین، آمریکا، ژاپن و … از جمله این کشورها هستند. دفاتر سروکورپ با داشتن زیر ساخت‌های بسیار خوب به شرکت‌های مختلف با هر اندازه که باشند اجازه استفاده از سیستم‌های پیشرفته آی تی و خدمات اداری در بالاترین سطح بین الملل را می‌دهند.

داوینسی   (Davinci)

شروع فعالیت داوینسی توسط ویلیام گردنیک و مارتین سن در سال ۲۰۰۶ در آمریکا بود. در این شرکت در حال حاضر ۲۰۰ کارمند مشغول فعالیت هستند. از جمله مزیت‌های این شرکت به هزینه کم آن در مقایسه با سایر رقبا می‌توان اشاره کرد اگر چه به دلیل امکانات کمی است که ارائه می‌دهد.

شرکت داوینسی برای راه‌ اندازی کسب و کار، هزینه ۱۵۰ دلاری گرفته در صورتیکه سروکروپ به شکل رایگان در ماه اول سرویس ارائه می‌دهد. در حالت کلی این شرکت نسبت به سایر رقبا، هزینه کمتری می‌گیرد برای مثال شرکت سروکروپ در ماه برای دریافت آدرس پستی ۲۲۴ دلار دریافت می‌کند اما در این شرکت با ۱۴۹ دلار خدمت رسانی صورت می‌گیرد.

رگوس (Regus)

رگوس شرکتی است که به معرفی کسب و کار شما در کشورها و شهرهای مختلفی پرداخته و شماره تلفن و آدرس خاص نیز برای شما فراهم می‌کند. شرکت رگوس در بلژیک در سال ۱۹۸۹ شروع به فعالیت کرد و در حال حاضر ۳۰۰۰ شعبه در ۱۲۰ کشور به ویژه ایران دارد.

برای اطلاع از قیمت در شرکت رگوس باید از طریق سایت پیگیر شد ولی طبق شنیده‌ ها همانند شرکت سروکروپ برای راه اندازی کسب و کار هزینه‌ای دریافت نمی‌شود ولی نسبت به رقبا برای ارائه خدمات هزینه بیشتری می‌گیرد.

خدمات و خصوصیات سه شرکتی که معرفی گردید تا حدودی شباهت داشت و قیمت‌ ها و تعداد شعب ارائه دهنده خدمات با یکدیگر متفاوت بود.

Opus Virtual Offices و CEO Suite دو مورد دیگر از دفاتر کار مجازی هستند که دومی محبوبیت ویژه‌ای در بین مردم کشورهای آسیایی دارد.

سخن و توصیه آخر:

توصیه می‌شود اگر به دنبال پیدا کردن یک دفتر کار مجازی تهران مناسب و خوب برای کسب و کار خود هستید، ابتدا خوب تحقیق کرده و همه گزینه‌ها را دقیق بررسی کنید و سپس آن سرویسی را انتخاب کنید که با کسب و کار شما انطباق بیشتری دارد.